Segundo o austríaco Peter Drucker, considerado o pai da Administração Moderna, “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação.”

Essa é uma frase que sintetiza a importância da clareza para a comunicação interna.

Evitar falhas de comunicação com os colaboradores remotos é um ponto que se torna ainda mais importante em meio a períodos sensíveis, como a pandemia pela COVID-19.

Ser bem entendido permite ganho de tempo, melhora a organização, possibilita ganho na produtividade, reforça a liderança e, não raro, salva negócios.

Mas como fazer isso?

Clareza é um desafio constante

A ciência da comunicação é relativamente simples: ela precisa de um interlocutor e de um receptor. Mas sua execução nem sempre é fácil.

A comunicação entre duas ou mais pessoas pode ser influenciada por uma série de fatores ambientais, como estresse, predisposição, dificuldades físicas e outros tantos ruídos que podem interferir sobre o que é dito e o que é recebido. E, no ambiente de home office, isso foge ao controle do gestor.

Portanto, é preciso simplificar ao máximo o que precisa ser dito. Palavras e frases de dupla interpretação ou excessivamente técnicas são inimigas da comunicação simples. Evite-as sempre que possível para evitar erros de interpretação.

Como saber como uma frase foi interpretada?

É de responsabilidade do interlocutor garantir a clareza no que é dito e escrito. E parte dessa percepção está em perceber como o outro responde não só verbalmente, mas também fisicamente.

Segundo Albert Mehrabian, referência nos estudos sobre a linguagem corporal, a comunicação não verbal representa mais de 55% da expressão humana. Se você quer garantir que foi bem interpretado, olhe as expressões do outro.

Ler os sinais físicos do colega de trabalho faz toda a diferença para corrigir rapidamente algo que foi interpretado errado.

Se não puder olhar para a pessoa no ambiente de trabalho, não hesite em utilizar ferramentas de videoconferências. Inclusive, falamos anteriormente sobre a importância delas neste momento de quarentena.

5 dicas práticas para evitar a falha de comunicação interna

Defina um canal principal de comunicação

Definir um meio oficial é concentrar a atenção de seus colaboradores para assuntos com maior ou menor importância. Isso pode ser feito via Skype ou o Microsoft Teams para comunicação instantânea, via Asana ou Trello para organizar projetos, ou até mesmo a intranet, para comunicações que precisam ser acessadas por todos da equipe. O mais importante é que esses canais sejam os canais oficiais. Usar meios alternativos, como o WhatsApp, pode banalizar a comunicação interna, tirar a urgência do que precisa ser dito e invadir a privacidade do colaborador.

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Use ferramentas de organização que mantenham históricos

Esse é um ponto importante para recuperar conversas e evitar desvios sobre o assunto principal. Essas ferramentas garantem que, caso um novo colaborador precise pegar uma tarefa em andamento, saiba todo o histórico para agilizar a produção. Confira nossa lista com dicas.

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Evite e-mails com threads longas

E-mails são muito importantes para documentar conversas, mas não podem carregar consigo longas trocas. O risco de se perder em meio à caixa lotada do colaborador, é grande. Além disso há infeliz chance de disparo para destinatários não listados que podem acessar informações sensíveis sobre um determinado projeto ou negócio.

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Defina profissionais estratégicos para a comunicação

Linhas estratégicas de comunicação precisam de profissionais-chave que as disseminem. E esse pode ser o papel de líderes e colaboradores que tenham facilidade comunicativa. Lembre-se de que o que é dito internamente sobre sua empresa pode chegar aos clientes. Fortalecer a comunicação também é parte de um bom branding.

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feedbacks

Feedbacks podem corrigir imediatamente os erros por falha de comunicação. Caso isso não ocorra, determinado profissional poderá não perceber esses erros e comprometer processos e resultados. Além disso, nunca é demais lembrar: feedbacks são oportunidades valiosas de oferecer crescimento profissional ao colaborador, ainda que não esteja junto fisicamente.

Organize seu time e projetos adotando políticas de comunicação

Para simplificar a comunicação, o ideal é aplicar práticas e ações hierarquizadas. A melhor maneira de fazer isso, é adotando uma política com as melhores práticas de comunicação. Além de garantir clareza para a troca de informações, é um documento que orientará treinamentos da equipe de acordo com o posicionamento, missão, visão e valores da empresa.

Lembre-se: comunicação não é apenas falar, comunicação é ser compreendido e compreender. Em uma empresa, isso muda tudo.

Gostou das dicas sobre comunicação interna? Então aproveite e confira também nosso post sobre quais as ferramentas para trabalhar em home ofice!

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