Quais as melhores ferramentas para trabalhar em home office?

Imagine o quanto era complicado ter que trabalhar em casa há mais de 20 anos. Ferramentas como malote, carta registrada, telefone fixo, BIP e, com um pouco mais de investimento, o FAX, tinham a missão de resolver as questões do escritório em casa. Não era fácil.

Para o bem do mundo, a tecnologia evoluiu e trouxe soluções que facilitam e muito nossa vida. Bastam alguns cliques e já é possível falar rapidamente com os clientes. É assim que a vida profissional segue em frente – mesmo em meio a uma pandemia.

Mas será que todos manuseiam facilmente as atuais ferramentas para trabalhar em home office? Quais são as principais? Como usá-las para manter a boa produtividade mesmo fora da empresa? É sobre isso que falaremos a seguir.

Como contratar ferramentas para o home office?

As principais empresas que oferecem ferramentas para trabalho remoto são a Microsoft e o Google. Cada uma disponibiliza modalidades de pacotes que dão acesso a um conjunto de ferramentas em nuvem que se adequam às necessidades do seu time.

Por meio de assinaturas, os usuários têm acesso às suítes de aplicações que podem ser baixadas no desktop ou utilizadas em aplicativos para dispositivos móveis. É assim que o profissional poderá ter acesso às demandas, reuniões e demais atividades a partir de qualquer hora, local e dispositivo – desde que tenha uma rede wi-fi ou pacote de dados para acesso. 

Quais as principais ferramentas para trabalhar em home office?

Entre as principais ferramentas oferecidas pela Microsoft, via Office 365, estão soluções já conhecidas do Pacote Office que podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo.

O Google também oferece, por meio do G Suite, ferramentas para produtividade que podem resolver perfeitamente as necessidades profissionais.

A escolha de cada uma dessas suítes varia de acordo com preferências de uso, e-mail, segurança, suporte e indicações da equipe de TI de sua empresa.

Para videoconferências

Microsoft Teams

Já adotado por muitas empresas como ferramenta de substituição ao Skype for Business, o Microsoft Teams reúne todas as ferramentas do pacote Office 365, trazendo ainda funcionalidades do Skype para realizar chamadas com até 250 participantes em sua versão paga. Com isso, torna-se uma ferramenta robusta, estável, funcional e acessível a partir de qualquer dispositivo com internet.

Google Hangouts

É a plataforma de videoconferências nativa do Google. Tem funcionalidades semelhantes ao Teams, mas conta com a vantagem de ser mais leve – o que é eficiente para equipes com smartphones mais básicos. Além disso, é nativo em aparelhos Android, o que exclui a necessidade do download.

Zoom Meeting

Embora tenha ficado relativamente popular em 2020, especialmente no período de quarentena, o Zoom Meeting apresentou falhas de segurança para arquivos em nuvem, o que pode representar problemas às empresas que organizam dados sensíveis por meio dessa ferramenta.

Para organizar tarefas

Trello

É uma ferramenta intuitiva que organiza tarefas individuais ou em grupo. Para isso, utiliza listas de tarefas com cartões de diferentes cores para delegar funções e estabelecer prazos. É semelhante à organização com post-its, com etiquetas coloridas que categorizam os projetos. 

Asana

É uma plataforma que organiza tarefas, times, projetos e deadlines. É possível acompanhar o andamento de diversos projetos em tempo real, fazer upload de arquivos e criar planejamentos em médio e longo prazo.

Para compartilhar arquivos grandes

WeTransfer

O WeTransfer é uma plataforma simples e prática para o envio de arquivos grandes não suportados, como anexos de e-mail. Pelo site, é possível enviar arquivos de até 2 GB para até 20 destinatários. Assim que o arquivo é baixado pelo usuário, o remetente recebe uma notificação de confirmação.

Lembre-se: antes de compartilhar arquivos, confira se não se trata de dados sigilosos e se não fere as políticas da sua empresa.

Para organizar e compartilhar arquivos em nuvem

Google Drive

Com 15 GB de armazenamento gratuito e capacidade expansível em pacotes pagos, o Google Drive permite a organização de arquivos como textos, vídeos, fotos e música, para diferentes usuários. Com isso, substitui pen drives e até mesmo HDs externos. 

A organização pode ser realizada em pastas com links de compartilhamento para diferentes usuários e tem integração direta com ferramentas de produtividade do Google, como o Google Docs, Google Slides, Google Fotos, Google Calendar, editores de planilhas, entre outros.

OneDrive 

Plataforma em nuvem da Microsoft, o OneDrive tem funcionalidade semelhante ao Google Drive, oferecendo armazenamento e compartilhamento de arquivos, além de integração com ferramentas do Office 365, que trabalha em nuvem.

A plataforma oferece 5 GB de armazenamento grátis para usuários de Android, iOS e PC e tem como diferencial a possibilidade de gerenciar pastas de uso pessoal com proteção por senha.

Home office pode ser sinônimo de maior produtividade

A diversidade de ferramentas disponíveis para trabalho remoto permite que os colaboradores se mantenham conectados dentro de sua jornada de trabalho e façam as entregas necessárias para o dia a dia.

Contudo, vale lembrar que foco e concentração são fundamentais para o bom uso das ferramentas. Organizar o espaço de trabalho em casa, tendo uma rotina bem definida e limitando os acessos ao espaço durante o expediente, é muito importante.

Mas essas são dicas que traremos em um próximo post. Fique de olho e até a próxima!